HAPO-Inventur

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Inventur

Die Inventur sollte nicht nur als eine vom Gesetzgeber definierte Verpflichtung gesehen werden sondern im kaufmännischen Eigeninteresse durchgeführt werden, denn nur korrekte Lagerbestände können als Basis für einen optimierten Arzneimittel-Einkauf und der Überwachung der Lagerbestände (Kapitalbindung) dienen.

Grundsätzlich wird die Inventur in den nachfolgend definierten Schritten durchgeführt.

  1. Erstellen Inventurbestand zum Stichtag und Druck der Inventur-Erfassungsliste
  2. Kontrolle des Arzneimittelbestands und Eintragung der Berichtigungen in die Erfassungsliste bzw. Scannen der Arzneimittel
  3. Buchung der Inventur (Daten werden elektronisch archiviert) und Druck des Inventurprotokolls (optional)

HINWEIS: Auf Grund mehrerer Anfragen steht eine Möglichkeit zur Verfügung „ALLE“ Lagerbestände auf „0“ zu setzen. Um dies durchzuführen, klicken Sie in den Funktionsparametern auf den Button alle Artikel- und Chargenbestände auf 0 setzen. ACHTUNG: Dieser Schritt entfernt alle Lagerbestände im Artikelstamm und in der Chargentabelle und ist nicht wiederrufbar.

Erstellen Inventurbestand

Einstellungen

  • Buchungsart Inventur - wählen Sie die Buchungsart für die Inventur aus.

Funktionsparameter

Führen Sie in den Funktionsparametern die folgenden Einstellungen durch:

  • Artikelart - Wählen Sie aus der Auswahlliste die Artikelart aus.
  • Lagerort - Wählen Sie den Lagerort aus für welchen Sie die Inventur durchführen möchten.

Klicken Sie anschließend auf den Button “Liste erstellen“. ANIMALoffice führt die folgenden Schritte aus:

  • Der Inventurbestand wird mit dem vorgegebenen Buchungsdatum erstellt und in der Listbox für die Erfassung angezeigt.
  • der Druck der Inventurliste wird vorgeschlagen und bei OK auch ausgeführt.

Möchten Sie eine bereits verbuchte Inventur nachträglich korrigieren, gehen Sie wie folgt vor:

  • wählen Sie im Abschnitt Funktionsparameter aus der Aufklappliste Inventur vom … anzeigen die gewünschte Inventur aus. Die Daten der ausgewählten Inventur werden anschließend in der Listbox für die Erfassung angezeigt und können dort bearbeitet werden.

Kontrolle und Berichtigung

Kontrolle Arzneimittelbestand

Auf Basis der gedruckten Inventur-Erfassungsliste kann nun die manuelle Kontrolle der Bestände durchgeführt werden. Bei Abweichungen tragen Sie den aktuellen Lagerbestand pro Artikel/Charge in die Liste in einen freien Bereich neben der im System existierenden Bestandsmenge ein.

Erfassung/Berichtigung

Alle Inventurmengen welche exakt mit den „Sollbeständen“ in der Inventurliste übereinstimmen können mit einem Hackerl auf der Liste als erledigt betrachtet werden. Es sind hier keine Eingaben mehr erforderlich, da die Bestandsmengen bereits im „Inventurbestand“ aktiviert wurden.

Stimmt der gezählte Bestand nicht mit dem Inventurbestand im ANIMALoffice überein, ist dieser im Eingabebereich zu erfassen bzw. zu scannen damit der Lagerbestand in der ANIMALoffice HAPO entsprechend korrigiert wird.

Im Eingabebereich müssen/können die folgenden Felder erfasst werden:

  • Artikelbezeichnung
  • Chargennummer
  • Menge (Summe Arzneimittel/Charge des Lagerorts)

Der korrigierte Lagerbestand wird in der Listbox der Erfassungsdaten angezeigt.

Buchung

Durch Klick auf den Button „Positionen verbuchen“ werden alle erfassten Positionen der Inventur in den entsprechenden Tabellen (Artikel, Chargen) verbucht bzw. berichtigt.

Druck Inventur-Auswertung

Um ein Inventurprotokoll auszudrucken führen Sie die folgenden Schritte durch:

  • Wählen Sie in den Einstellungen die Buchungsart Inventur aus.
  • Wählen Sie im Abschnitt Funktionsparameter aus der Aufklapp-Liste Inventur vom … anzeigen die gewünschte Inventur aus. Die Daten der ausgewählten Inventur werden anschließend in der Listbox für die Erfassung angezeigt.
  • Klicken Sie im Bereich Funktionsparameter auf den Button Inventurauswertung drucken.

ANIMALoffice erstellt in der Folge den entsprechenden Druckoutput.

Auswertungs-Optionen

Für den Druck der Inventur-Auswertung stehen Ihnen die folgenden Varianten, welche sich durch Umfang bzw. Detaillierungsgrad unterscheiden, zur Verfügung:

  • Detailliste - detaillierte Auswertung nach Artikeln und Chargen.
    • Wählen Sie die gewünschte Inventur(1) ohne zusätzliche Option aus
  • Artikelsummen - Auswertung komprimiert, mit Artikelsummen.
    • Wählen Sie die gewünschte Inventur(1) plus die Option Artikelsummen(ohneChargen)(2).
    • Die Chargen werden zu Artikelsummen verdichtet bzw. komprimiert.
  • Gesamtinventur(Tag) - Zusammenfassung aller aktivierten Inventuren, aller Artikelarten sowie aller Lagerorte eines bestimmten Tages.
    • Wählen Sie eine beliebige Inventur(1) eines bestimmten Tages plus die Option Gesamtinventur(Tag)(3).
    • Es werden alle aktivierten Inventuren (Artikelarten, Lagerorte) dieses Tages zu einer Gesamtauswertung nach Artikeln zusammengefasst.