Angebotswesen

Übersicht ANIMAL-office ANGBOTSWESEN

ANIMAL-office stellt mit dem Angebotswesen seinen Kunden ein sehr effizientes Werkzeug für die Administration von Angeboten bzw. Kostenvoranschlägen für die Tierbesitzer zur Verfügung. Das ANIMAL-office Angebotswesen bietet die folgenden Funktionen:

Erstellen von Kostenvoranschlägen auf Basis von Artikeln

Erstellen von Angebotsvorlagen

Drucken der erstellten Kostenvoranschläge

Speichern der erstellten Kostenvoranschläge

Übernahme Kostenvoranschläge in eine Behandlung

Verwalten von Kostenvoranschlägen

Sie können auf Basis aller in ANIMAL-office vorhandenen Artikel, Angebote/Kostenvoranschläge für Tierbesitzer erstellen, ausdrucken und verwalten. Weiters können Sie einen erstellten Kostenvoranschlag per Mausklick direkt in eine Behandlung übernehmen.

Aufrufen der Angebotsverwaltung

Um zur Angebotsverwaltung zu gelangen führen Sie die nachstehend angeführten Schritte durch:

Rufen Sie im Menü STAMMDATEN in der Funktion "Wartung Patienten" das Karteiblatt "DOKU" auf.
Klicken Sie auf den Button "ANGEBOTE" - ANIMAL-office öffnet das Arbeitsfenster für ANGEBOTE

In diesem Fenster werden alle für diesen Tierbesitzer bzw. Patienten erstellten Angebote zur Auswahl angezeigt.

Erstellen eines neuen Kostenvoranschlags

Um einen Kostenvoranschlag in ANIMAL-office zu erstellen führen Sie die nachstehend angeführten Schritte durch:

Klicken Sie auf den Button "Neuer Kostenvoranschlag"

ANIMAL-office öffnet das Arbeitsfenster für die Erstellung bzw. Änderung der Angebotspositionen.

Erfassen Sie die Überschriftszeile für den neuen Kostenvoranschlag

Neue Position erfassen

Geben Sie in der Einagebzeile die Angfangsbuchstaben einer Artikelbezeichnung
Geben Sie die gewünschte Menge in das nebanstehende Mengenfeld ein. [Für das Angebot können auch Leistungsblöcke ausgewählt werden.]

ANIMAL-office stellt nun den Artikel/Leistungsblock in das Erfassungsfenster.

Wiederholen Sie die Eingabe für alle gewünschten Artikel.

Einzelne Position ändern

Machen Sie einen Doppelklick auf die gewünschte Position

ANIMAL-office öffnet das Arbeitsfenster für die Modifikation einer Position.

Führen Sie die gewünschte Änderung durch und bestätigen Sie die Eingabe. In diesem Arbeitsfenster können Sie im Bemerkungsfeld beliebige Anmerkungen zur jeweiligen Angebotsposition erfassen.
Wurde im Artikelstamm der Position im Feld "Artikelbeschreibung" ein Text erfasst, übernimmt ANIMAL-office diesen Text in das Bemerkungsfeld. Der übernommene Text kann ebenfalls beliebig geändert werden.

Abschlussbemerkung

Erfassen Sie bei Bedarf ergänzende Anberkungen um Kostenvoranschlag im Bemerkungsfeld. Dieser Text wird am Ende des Kostenvoranschlags angedruckt.

Sortieren

Wenn Sie einzelne Positionen eines Kostenvoranschlags an eine andere Stelle verschieben möchten führen Sie die folgenden Schritte durch:

Klicken Sie auf den Button "Sortieren"

ANIMAL-office öffnet das Sortierfenster. Sie können durch klicken auf die Buttons "Nach Oben" bzw. "Nach Unten" die Position jeweils um eine Position verschieben. WICHTIG: Positionen innerhalb von Leistungsblöcken können nicht verschoben werden.

Einzelne Positionen entfernen

Um eine Position aus einem Kostenvoranschlag zu entfernen führen Sie die folgenden Schritte durch:

Wählen Sie die zu entfernende Position aus
Klicken Sie auf den Button "Position löschen"

ANIMAL-office entfernt die ausgewählte Position aus dem Angebot.
ACHTUNG: wenn Sie eine Position aus einem Leistungsblock ausgewählt haben müssen Sie im "Bestätigungsfenster" entscheiden ob der gesamte Leistungsblock oder nur die ausgewählte Position entfernt wird.

Positionsbeträge andrucken

Ist der Druck der einzelnen Positionsbeträge (Kosten-Teilbeträge) nicht erwünscht, können Sie dies durch das Markierungsfeld "Positionsbeträge drucken" steuern. In diesem Fall wird nur die Gesamtsumme am Kostenvoranschlag angedruckt.
Ist das Feld aktiviert werden alle Positionsbeträge angedruckt.

Drucken eines Kostenvoranschlags

Verwendung von ANIMAL-office Dokumentenvorlagen

Als Basis zum Drucken von Kostenvoranschlägen verwendet ANIMAL-office die implementierte Funktionalität der Dokumentenvorlage. Es handelt sich hierbei um spezielle Vorlagen welche Mehrfach-Druckfunktionen integriert haben. Führen Sie bitte die folgenden Schritte aus:

Laden Sie die Standardvorlage für Kostenvoranschläge aus aus dem ANIMAL-office Downloadbereich auf Ihrem Rechner. Die Vorlage hat die Bezeichnung "$_Kostenvoranschlag".
Dekomprimieren Sie die Vorlage am Desktop Ihres Rechners
Erstellen Sie in ANIMAL-office im Menü "Tabellen" Menüpunkt "Vorlagen Dokumente" eine neue Vorlage mit der Bezeichnung "Kostenvoranschlag", weisen Sie als Typ "4D-Write" und als Tabelle "Kostenvoranschlag" zu.
Importieren Sie wie gewohnt mit der Funktion "Öffnen" die Dokumentenvorlage.
Klicken Sie auf den Button "Sichern" um die Vorlage zu speichern.

Wenn Sie mehrere unterschiedliche Dokumentenvorlagen verwenden möchten führen Sie die folgenden Schritte durch:

Duplizieren Sie die Dokumentenvorlage "Kostenvoranschlag"
Vergeben Sie für das Duplikat eine neue Bezeichnung
Ändern Sie den Text bzw. das Format (Bitte verändern Sie keinesfalls den Bereich wo ANIMAL-office die Positionen und Summen einträgt)
Speichern Sie die Dokumentenvorlage ab

Drucken

Möchten Sie einen Kostenvoranschlag ausdrucken, führen Sie die folgenden Schritte durch:

Klicken Sie auf das Karteiblatt "Drucken"

ANIMAL-office wechselt zur Anzeige des Textdokumentes. Wenn Sie die Original-Dokumentenvorlage mit der korrekten Bezeichnung gespeichert haben zeigt ANIMAL-office bereits das druckfertige Dokument an.
Möchten Sie im Einzelfall eine andere Vorlage verwenden, wählen Sie die gewünschte Dokumentenvorlage über das Aufklappmenü aus.

Drucken Sie nun den Kostenvoranschlag wie gewohnt über den Textmenüpunkt "Datei/Ablage" aus.

Löschen eines Kostenvoranschlags

Um einen Kostenvoranschlag in ANIMAL-office zu entfernen führen Sie die nachstehend angeführten Schritte durch:

Wählen den zu löschenden Kostenvoranschlag aus - ANIMAL-office markiert diese Zeile
Klicken Sie auf den Button "Kostenvoranschlag löschen"

ANIMAL-office entfernt anschließend den zu löschenden Kostenvoranschlag aus dem Angebotswesen.

Mit Vorlagen arbeiten

ANIMAL-office bietet die Möglichkeit, einmal erstellte Kostenvoranschläge als "Vorlagen" zu speichern. Diese Vorlagen können in weiterer Folge als Basis für kundenindividuelle Kostenvoranschläge verwendet werden. Dies bringt den Vorteil, dass Angebote/Kostenvoranschläge für Standardleistungen bzw. ähnliche Leistungen sehr effizient erstellt werden können.

Aktuellen Kostenvoranschlag als Vorlage aktivieren

Führen Sie die folgenden Schritte durch um einen bestehenden Kostenvoranschlag als Vorlage zu aktivieren:

Erfassen Sie die Positionen für den Kostenvoranschlag wie in der Beschreibung angegeben
Klicken Sie auf den Button "Als Vorlage verwenden"

ANIMAL-office speichert anschließend diesen Kostenvoranschlag mit der definierten Bezeichnung als Vorlage ab. Diese Vorlage kann in weiterer Folge jederzeit wieder abgerufen werden.

Neuen Kostenvoranschlag auf Basis einer Vorlage erstellen

Um einen neuen Kostenvoranschlag auf Basis einer Vorlage zu erstellen führen Sie die folgenden Schritte durch:

Klicken Sie in der Übersichtsliste auf den Button "Neuer Kostenvoranschlag"

ANIMAL-office öffnet das Arbeitsfenster für die Erstellung bzw. Änderung der Angebotspositionen.

Wählen Sie aus dem Aufklappmenü "Vorlage" die gewünschte Vorlage aus.

ANIMAL-office übernimmt die Positionen aus der Vorlage
ACHTUNG: ANIMAL-office übernimmt exakt die Preise der Vorlage, eine eventuell abweichende Preisliste des aktuellen Kunden/Klienten bei der Übernahme aus der Vorlage wird nicht berücksichtigt.

Verändern Sie die Positionen beliebig, löschen Sie Positionen oder fügen Sie neue Positionen ein.

Vorlage löschen

Um eine Vorlage zu entfernen führen Sie die folgenden Schritte durch:

Gehen Sie so vor, als wenn Sie einen neuen Kostenvoranschlag auf Basis einer Vorlage erstellen möchten.
Wählen Sie die zu löschende Vorlage über das Aufklappmenü aus
Klicken Sie anschließend auf den Button "Vorlage löschen"

ANIMAL-office entfernt anschließend die Vorlage aus dem Menü

Übernahme Kostenvoranschlag in eine Behandlung

ANIMAL-office bietet die Möglichkeit, für Klienten erstellte Kostenvoranschläge direkt in die Behandlung übernehmen zu können. Die erhöht einerseits die Erfassungsgeschwindigkeit und andererseits wird sichergestellt, dass die im Kostenvoranschlag definierten Preise auch verrechnet werden.

Um einen Kostenvoranschlag in die Behandlung zu übernehmen führen Sie die folgenden Schritte aus:

Erstellen Sie beim entsprechenden Patienten eine neue Behandlung
Wechseln Sie in der Behandlungsmaske zum Karteiblatt "Artikel"
klicken Sie auf den Button "Aus Kostenvoranschlag übernehmen"

ANIMAL-office zeigt nun alle Angebote für diesen Klienten/Patienten an

Wählen Sie den zu übernehmenden Kostenvoranschlag aus und bestätigen Sie die Eingabe

ANIMAL-office übernimmt in der Folge alle Positionen des Kostenvoranschlags als Behandlungspositionen