Wartezimmer

Funktionsübersicht WARTEZIMMER

Wird in der Tiararztpraxis bzw. Tierklinik die Administration zwischen Wartezimmer und Behandlungsraum aufgeteilt, d.h. die Patienten werden im Wartezimmer erfasst und anschließend vom Behandlungsraum aus aufgerufen, sollte dies über die Funktionen ANIMAL-office WARTEZIMMER und ANIMAL-office Behandlungsraum organisiert bzw. durchgeführt werden.

Die Aufgaben bzw. Grundfunktionen im Wartezimmer setzen sich aus den folgenden 3 Grundkomponenten zusammen:

• Registrierung (Aufnahme) der Patienten und Tierbesitzer
• Erstellen von Terminvormerkungen bzw. Verwaltung der Vormerkliste für die Behandlung
• Abrechnung der Behandlungskosten nach durchgeführter Behandlungen

Die Aufgaben bzw. Grundfunktionen im Behandlungsraum setzen sich aus den folgenden Komponenten zusammen:

• Übersicht der Warteliste (wer wartet wie lange bzw. Termine)
• Aufruf der zu behandelnden Tiere bzw. dessen Besitzer
• Durchführung der Behandlung
• Redelegation des Patienten in das Wartezimmer zur Abrechnung

Erstellen einer Terminvormerkung

Sie können in ANIMAL-office Patienten bzw. Klienten auf zwei verschiedene Arten suchen und im Warteraum registrieren. Sie haben die Wahl entweder über die Klienten- oder Patientenverwaltung oder über das ANIMAL-office WARTEZIMMER. Um einen Termin vorzumerken führen Sie die folgenden Schritte durch:

Eintrag über ANIMAL-office WARTEZIMMER erstellen

Übersicht - Warteliste

Neuen Eintrag erstellen

Eingabelayout Termine Wartezimmer

Um einen neuen Eintrag im Wartezimmer zu erstellen führen Sie die folgenden Schritte durch:

• Klicken Sie im Menü ARBEITSMENÜ auf den Menüpunkt WARTEZIMMER
• Klicken Sie auf den Button "Neuer Eintrag"
• Suchen Sie über das Suchfenster Klient, Patient und wählen Sie den gewünschten Termin (Tag und Uhrzeit aus). Durch Klick auf das Datum erscheint ein Monatskalender, Sie können den gewünschten Tag auswählen. Mit Hilfe der jeweiligen Buttons können Sie entweder Tage/Wochen oder Stunden/Minuten vor oder zurückblättern.
• Klicken Sie auf den Button "Eintrag erstellen"

Der Eintrag wird anschließend im jeweiligen Tag am Ende der Warteliste als Terminvormerkung zur Warteliste hinzugefügt.

Eintrag über die Klienten bzw. Patientenverwaltung erstellen

Suchen Sie über die Suchfunktionen der ANIMAL-office Klienten bzw. Patientenverwaltung den Patienten und führen Sie anschließend die folgenden Schritte durch:

• Wählen Sie in der Patientenwartung im Menü BEHANDLUNG den Menüpunkt WARTEZIMMER

ANIMAL-office zeigt das Layout für die Detaileingabe der Termine an

• Geben Sie die gewünschten Informationsfelder ein und wählen Sie einen Termin aus.
• Bestätigen Sie die Eingabe.

Kennzeichnung der Termine

Termine mit festgelegten Zeiten werden in der Vormerkliste wie folgt gekennzeichnet:

• Vormerkung: (Solange keine Anwesenheit registriert) In der Liste steht rechts der Text "Termin" in der Farbe Orange
• Anwesend: Der Name des Tierbesitzers und die Zeit wird in der Farbe Orange angezeigt.

ACHTUNG: Solange keine Anwesenheit des Klienten registriert wird (Button ANWESEND) erscheint die Terminvormerkung am Ende der Warteliste. Wird die Anwesenheit registriert, wird der Eintrag entsprechend nach Vorne gereiht.

Registrierung der Anwesenheit

Wie bereits beschrieben wird ein Vormerktermin am Ende der Warteliste gereiht, da solange der Tierbesitzer nicht anwesend ist, auch keine Behandlung erfolgen kann. Es werden in der Zwischenzeit jene Patienten behandelt welche ohne Vormerkung im Wartezimmer warten.

Erscheint nun der Tierbesitzer mit einem Vormerktermin, ruft die Sprechstundenhilfe oder der Tierarzt den entsprechenden Eintrag auf und klickt auf den Button "Anwesend". Durch diese Buchung wird der Eintrag mit denm Fixtermin an die entsprechende Stelle in der Warteliste vorgereiht.

Dialog - Wochenübersicht

Zur Anzeige der zukünftigen Termine steht eine Dialog-Wochenübersicht zur Verfügung. Um diese Wochenübersicht anzuzeigen klicken Sie bitte auf den dafür vorgesehen Button "Wochenübersicht".

Zu beachten: In der Wochenübersicht sehen Sie nur "noch nicht erledigte Termine". Alle erledigten Termine werden nach Behandlungsabschluss automatisch aus dem System entfernt.

Druckoptionen Termine

Drucken einer Terminbestätigung

Sie können bei Bedarf jederzeit eine schriftliche Terminbestätigung für den Tierbesitzer ausdrucken. Diese Terminbestätigung kann je nach installierter Drucker-Hardware entweder auf Normalpapier oder in Form von Kärtchen im Visitenkartenformat gedruckt werden. Für den Ausdruck einer Terminbestätigung muss in der Tabelle "Vorlagen - Dokumente" eine Vorlage mit der Bezeichnung "Terminbestätigung" existieren. Diese Vorlage kann in einer beliebigen Dokumentengröße (Druckertreiber) erstellt werden.

Führen Sie die folgenden Schritte durch um eine Terminbestätigung für den Tierbesitzer auszudrucken

• Doppelklicken Sie auf einen Eintrag in der Terminliste (Detailanzeige) oder erstellen Sie einen neuen Eintrag
• Klicken Sie auf den Button Druck Terminbestätigung

ANIMAL-office druckt anschließend die hinterlegte Dokumenten-Vorlage mit den aktuellen Termin-Eintragung aus. Die Dokumenten-Vorlage muss die Bezeichnung "Terminbestätigung_WZ" haben. Eine Mustervorlage in der Größe eines DYMO-Standardetiketts steht unter der Bezeichnung "S_11356_Terminbestätigung_WZ" im ANIMAL-office Kundenbereich zum Download zur Verfügung.

Drucken einer Terminliste

Drucklayout - Terminliste

Zu Kontrollzwecken bzw. zur Übersicht können Sie verschiedene Varianten einer Terminliste bzw. Übersichten ausdrucken. Zum Abruf der Ausdrucke führen Sie bitte die folgenden Schritte durch:

• Klicken Sie auf den Button Drucken Terminliste
• Wählen Sie im Druckmenü den gewünschten Zeitraum aus
• Wählen Sie die gewünschte Druckoption aus

Es stehen die folgenden Optionen zur Verfügung:

Alle Termine drucken

Alle Termine von Heute drucken

Alle Termine von Morgen drucken

Alle Termine der nächsten 7 Tage drucken

Alle Termine von/bis drucken

ANIMAL-office druckt anschließend die gewünschte Terminübersicht in Form einer Liste am Drucker aus.

Feldbeschreibungen Übersicht-Wartezimmer

Übersicht - Warteliste

Wartezeit

Dieses Informationsfeld zeigt jene Zeit an welche der Tierbesitzer bereits im Wartezimmer auf die Behandlung wartet. Diese Zeit startet je nach Eintragung wie folgt:

• Ohne Termin: Die Wartezeit beginnt mit der Registrierung des Tierbesitzers zu laufen.
• Mit Termin: Die Wartezeit beginnt ab dem vorgemerkten Termin zu laufen.

mögliche STATUS-Einträge

Termin - Vormerktermin mit definierter Zeit, der Besitzer ist noch nicht anwesend

wartet - Der Tierbesitzer befindet sich im Wartezimmer

aktiv - Patient wird gerade behandelt

fertig - Behandlung abgeschlossen, kann abgerechnet werden.

Zeit/Termin

Dieses Feld enthält den Termin welcher mit dem Tierbesitzer vereinbart wurde. Bei normaler Anmeldung im Wartezimmer bleibt dieses Feld leer.

Name Klient

Dieses Feld enthält den Namen des Tierbesitzers aus dem Klientenstamm.

Name Patient

Dieses Feld enthält den Namen des Patienten aus dem Patientenstamm.

Rasseinformation Patient

Dieses Feld enthält die Bezeichnung der Tierrasse des Patienten aus dem Patientenstamm.

Warnhinweis

Kennzeichen "W" wenn beim Patienten oder beim Klienten ein Warnhinweis hinterlegt wurde.

Laufnummer

Dieses Feld enthält eine laufende Nummer welche vom System automatisch vergeben wird. Der Benutzer kann durch eine manuelle Veränderung (Detailanzeige Eintrag klicken auf +-) die Reihenfolge zusätzlich beeinflussen.

Grund des Besuchs

Dieses Feld enthält den Grund des Besuchs in der Praxis. Die Erfassung erfolgt bei der Aufnahme des Patienten und basiert auf den Angaben des Tierbestitzers.

Behandlungsraum

Dieses Feld enthält den bei der Erfassung zugeteilten Behandlungsraum. Die Angabe kann entfallen wenn die Patienten nach der FIFO Methode aufgerufen werden, dies ist auch aus mehreren Behandlungsräumen möglich. Die Definition der Behandlungsräume wird in der Tabelle RESSOURCEN durchgeführt.

Feldbeschreibungen Detaileingabe-Wartezimmer

Eingabelayout Termine Wartezimmer

Laufnummer

Dieses Feld enthält eine laufende Nummer welche vom System automatisch vergeben wird. Der Benutzer kann durch eine manuelle Veränderung (Detailanzeige Eintrag klicken auf +-) die Reihenfolge in der Warteliste zusätzlich beeinflussen.

Behandlungsraum

Weisen Sie auf Basis der Ressourcen bzw. der Praxisorganisation einen der definierten Behandlungsräume zu. Die Behandlungsräume werden in der Tabelle RESSOURCEN definiert. Auf Grund dieser Definitionen können mit der Funktion BEHANDLUNGSRAUM die Wartelisten gezielt abgerufen bzw. angezeigt werden.

Optionen

Optionsschalter für die weitere Verarbeitung des Eintrags. Je nach Status können sie eine der folgenden Optionen auswählen:

• Patient zeigen: - ruft die Wartung Patient auf.
• Abrechnung: - ruft die Abrechnung der Behandlung auf. Diese Option ist nur möglich, wenn im Mandantenstamm "Abrechnung durch Office" ausgewählt wurde.

Grund des Besuchs

Geben Sie in dieses Feld den Grund des Besuchs auf Basis der Angaben des Tierbesitzers ein. Diese Information erscheint in der Voransicht der Warteliste im Behandlungsraum.

Buttons Termin

Über diese Buttons können Sie den Termin für die geplante Behandlung definieren bzw. auswählen. Je nach Button können sie im implementierten Kalender im Rahmen der definierten Zeiteinheiten vorwärts bzw. rückwärts blättern.

Fällige Wiedervorlagen

In diesem Informationsfeld zeigt ANIMAL-office alle fälligen Erinnerungen betreffend des Patienten an. Diese Aktionen bzw. Erinnerungen stellen eine wichtige Vorabinformation für den Tierarzt dar.

Warnhinweis Klient

Wurde beim Tierbesitzer im Klientenstamm aus bestimmten Gründen ein Warnhinweis hinterlegt, wird dieser Hinweis nun in diesem Feld angezeigt um den Tierarzt auf diesen Umstand aufmerksam zu machen.

Warnhinweis Patient

Wurde beim Tier im Patientenstamm aus bestimmten Gründen ein Warnhinweis hinterlegt, wird dieser Hinweis nun in diesem Feld angezeigt um den Tierarzt auf diesen Umstand aufmerksam zu machen.